愛因斯坦說，萬事萬物都應(yīng)盡可能簡單，直到無法簡化為止。智能的產(chǎn)品一定是簡單的，越系統(tǒng)的東西越簡單，越有智慧的東西越簡單，將簡單的智慧產(chǎn)品體驗(yàn)呈現(xiàn)給用戶，是一種成功。而智慧檔案館的智慧就是化繁為簡，以簡馭繁。

     智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知和處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。主要包含了智慧檔案管理平臺(tái)，RFID實(shí)體檔案管理系統(tǒng)，智能密集架、盤點(diǎn)車、門禁等設(shè)備，庫房環(huán)境控制系統(tǒng)以及設(shè)備等，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體以及檔案環(huán)境的高度自動(dòng)化和智能化管理。將原本復(fù)雜的檔案管理流程以及檔案借閱流程簡單化，下面我們就來看看智慧檔案館是如何做到化繁為簡的。

      RFID實(shí)體檔案管理系統(tǒng)將RFID無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理中，充分利用自動(dòng)化庫房的優(yōu)勢(shì)和RFID技術(shù)諸多優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)庫房信息管理自動(dòng)化和檔案入出庫作業(yè)的自動(dòng)化，檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，系統(tǒng)通過RFID作為信息體，對(duì)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，將繁雜的紙質(zhì)工作流程簡單化。

  智慧檔案館中的環(huán)境管理控制是基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的，通過傳感器的感知能力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感。管理控制平臺(tái)通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)n案館的溫濕度、光線等環(huán)境進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。此外利用傳感器和視頻監(jiān)控、門禁等共同對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施監(jiān)控，如果實(shí)體檔案未經(jīng)授權(quán)出庫，則管理平臺(tái)可自動(dòng)發(fā)送警報(bào)情況。

  隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，智慧檔案館應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社交媒體增強(qiáng)智慧檔案館服務(wù)的個(gè)性化和互動(dòng)性，為用戶打造一個(gè)信息交互環(huán)境。一方面，鑒于物聯(lián)網(wǎng)具有全面感知、可靠傳遞和智能處理的特征，智慧檔案館借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立智能化檔案信息服務(wù)平臺(tái)，對(duì)檔案實(shí)體信息和檔案內(nèi)容信息進(jìn)行智能化識(shí)別、定位、跟蹤監(jiān)控和管理，同時(shí)利用多媒體技術(shù)為用戶提供圖文并茂、生動(dòng)逼真且全面翔實(shí)的一體化、交互式檔案信息。另一方面，就用戶體驗(yàn)角度來看，用戶可以隨時(shí)隨地通過智慧檔案館的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)檢索、咨詢、獲取相關(guān)檔案。            智慧檔案館是是智能的、更是簡單的，用戶不用花很長的時(shí)間去查找、借閱檔案，就可以輕松獲取檔案信息，檔案環(huán)境可輕松實(shí)現(xiàn)智能化控制，檔案管理人員也擺脫了復(fù)雜的檔案借、還、盤點(diǎn)、查詢等流程。                                                 在智慧檔案館中，簡單是非常自然而然的事情，而這背后凝聚的是智慧的結(jié)晶。